Hoe zet je een ToF op?

Meer informatie

Hoeveel mensen kun je uitnodigen?

Vier is het ideale aantal deelnemers voor een ToF.  

  • Met meer dan vier kan wel, maar dan gaat het veel meer tijd kosten.
  • Vergeleken met een viertal, moeten vijf of meer mensen veel meer mentale energie opbrengen om te verwerken wat er plaatsvindt. Niet alleen omdat er meer onderwerpen zijn, maar ook omdat er meer mensen zijn die op elkaar en op jou reageren:
    • met 2 personen vindt er slechts één verbale en non-verbale interactie tussen hen plaats;
    • met 3 personen zijn er drie interacties,
    • met 4 personen al zes,
    • met 5 personen tien!.
  • Ruimtelijk gezien is het belangrijk dat iedere deelnemer in een ToF de anderen goed kan zien. Met vier deelnemers kunnen de gebruikelijke vierkante of rechthoekige tafels gebruikt worden. Met vijf deelnemers heb je vijf stoelen en bij voorkeur een ronde tafel nodig….
  • Met minder dan vier wordt de kans op een veelzijdige inbreng kleiner.

Een grotere groep of team kan onderverdeeld worden in groepjes van vier, die later dan weer met de hele groep delen wat hun ToF hen heeft opgeleverd.

Mensen uitnodigen voor één ToF

Wie zou je willen uitnodigen?

Soms is dat gewoon vanzelfsprekend, bijvoorbeeld een paar vrienden, buren, studiegenoten of collega’s.

Hier zijn nog een paar overwegingen:

  • Wil je dat iedere deelnemer zijn of haar eigen vraagstuk inbrengt? Of wil je samen een gemeenschappelijk vraagstuk verkennen?
  • Gaat jouw vraag over een gevoelig, persoonlijk onderwerp? Vraag dan mensen van wie je weet dat ze jou accepteren met je onderwerp.

Hoeveel tijd wil je besteden aan een ToF bijeenkomst?

In een ToF gaat het er om dat iedere deelnemer met zijn of haar onderwerp aan bod kan komen. Daarom is het belangrijk om vooraf duidelijkheid te scheppen hoeveel tijd beschikbaar is en hoe die gebruikt gaat worden.

Scenario 1: Iedere persoon krijgt evenveel tijd toegewezen voor zijn of haar onderwerp. Om dit te kunnen bepalen, moet wel eerst duidelijk zijn hoeveel tijd beschikbaar is voor de hele ToF bijeenkomst. De precieze tijdsverdeling spreek je af aan het begin van de bijeenkomst.
Het voordeel hiervan is dat de ToF op tijd eindigt en iedereen een gelijke kans krijgt. Een mogelijk nadeel hiervan is, dat niet iedereen de aandacht krijgt die zijn of haar onderwerp nodig heeft om tot z’n recht te komen.

Scenario 2: Ieder onderwerp krijgt de tijd die het nodig heeft.
Hou er dan wel rekening mee dat niet iedereen op één bijeenkomst aan de beurt kan komen. Dan is het handig om de mogelijkheid open te houden om een of meerdere vervolgafspraken te maken.

Hoe kun je mensen uitnodigen?

Als mensen meer informatie willen hebben kun je hen de ToF brochure (pdf) mailen, geven, of verwijzen naar de co-coping website (https://co-coping.info/nl/intro/table-four-tof-introductie).

Scenario 1: ‘van 1, naar 2, naar 3, naar 4.’

  • Vraag iemand die je het liefst in je groepje zou willen hebben.
  • Bespreek met deze persoon ook de tijdsverwachtingen.
  • Nodigen jullie dan samen een derde persoon uit.
  • Met z’n drieën nodigen jullie de vierde persoon uit.

Omdat met deze opzet iedereen met elkaar vertrouwd is, geeft dit een goede startbasis aan je ToF.

Scenario 2: gewoon op mensen afstappen en uitnodigen tot je er vier hebt.
Soms is bovenstaand scenario onhandig. Dan kan dit alternatief ook werken. Dan wordt het nog belangrijker om aan het begin van de bijeenkomst duidelijke omgangsvormen af te spreken om de nodige veiligheid en solidariteit met elkaar te bevorderen. (Zie ook "Culture setting" onder " Hoe zet je een ToF bijeenkomst op?")

Een team of grotere groep uitnodigen

De ToF aanpak kan ook door teams of grotere groepen toegepast worden. Dan is het aan te raden om vóór het opsplitsen in ToFs een presentatie over de ToF-werkwijze te geven.

In sommige gevallen kan een grotere groep werken aan verwante onderwerpen binnen een overkoepelend thema, waarbij elke ToF één of meerdere onderwerpen gaat aanpakken. Als er sprake is van een overkoepelend thema, is het nuttig dat na de ToF-sessie elke tafel terug rapporteert naar de hele groep.

Hoe kan de groep in ToFs opgesplitst worden?

Optie 1: Inventariseer welke thema’s voor de deelnemers interessant en relevant zijn. Dit kan vooraf gedaan worden door de facilitator, of in het begin van de bijeenkomst.
Vervolgens maken de deelnemers een keuze uit de aangeboden thema’s. Kiezen meer dan vier mensen voor één thema, dan kijken deze of er een tweede ToF met hetzelfde onderwerp opgezet kan worden. Hebben mensen geen thema voorkeur, dan kunnen ze aansluiten bij ToF groepjes waar nog plek is.

Optie 2: Maak voor iedere ToF vier lootjes (al dan niet rondom thema’s) en stop die in een grote hoed of bakje.
Laat ieder een lootje trekken om te zien in welke ToF men zit.

Meer lezen?

Recept voor de ToF bijeenkomst zelf.